Google Meetの主催者を変更する方法をお探しですね。

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Google Meetの主催者が急に参加できなくなったらどうする?ホスト変更の方法を分かりやすく解説

Google Meetでオンライン会議を予定していたのに、急な用事や体調不良、他の仕事が入ってしまって参加できなくなった…そんな経験はありませんか?

主催者(ホスト)が会議に来られないと、「他の参加者が入室できない」「録画や画面共有を誰も操作できない」といったトラブルが起きてしまいます。

特に社外のお客様を招いた会議で入室できないなんてことになったら、会社の信用問題にもなりかねません。

そこでこの記事では、Google Meetの主催者を別の人に変更する方法や、共同主催者として権限を渡す具体的なやり方を詳しくご紹介します。

自分が参加できない場合でも、スムーズに会議を進めるための準備をしっかり押さえておきましょう。

会議中にホスト権限を渡す方法

会議の進行を他のメンバーに任せたいときは、「共同主催者」として権限を渡すことができます。

会議がすでに始まっているなら、操作はとても簡単です。

画面右下の「参加者アイコン」をクリックして参加者一覧を開き、権限を渡したい人の名前の横にある「…」(縦の三点マーク)をクリック。

そこから「共同主催者を追加」を選ぶだけでOKです。

こうすることで、選ばれた人は元のホストと同じ管理権限を持てるようになります。

参加者のマイクをミュートしたり、画面共有を許可したり、録画を始めたりといった重要な操作ができるようになるんです。

さらに便利なのが、元の主催者が途中で会議を抜けても、共同主催者が一人でも残っていれば会議は続けられること。

急な電話対応などで席を外すときも安心ですね。

ただし、この方法には一つ注意点があります。

当然ながら、元のホスト本人が会議に参加していないとこの操作はできません。

最初から参加しないことが決まっている場合は、次に紹介する別の方法を使う必要があります。

最初から参加しない場合の事前準備

自分が会議に全く参加しない、または遅れて途中参加することが事前に分かっているなら、Googleカレンダーで共同主催者をあらかじめ設定しておくのが確実です。

会議の予定を作るとき、Googleカレンダーの編集画面で「Google Meetのビデオ会議を追加」ボタンの横にある歯車マークをクリックします。

設定画面が開いたら、「ホストの管理」をオンにして、「共同主催者を追加」の欄に会議を任せたい人のメールアドレスを入力して保存しましょう。

この設定をしておけば、あなたが会議に現れなくても、指定された共同主催者がホストとして会議を始められます。

外部の人が待機室で待っているときの「入室承認」もスムーズに行えるので、会議開始が遅れる心配もありません。

チームで持ち回りで会議を担当するときなんかにも便利ですよ。

もう一つの方法として、カレンダーの予定自体の「オーナー権限」を別の人に完全に譲渡することもできます。

予定の編集画面右上にある「…」から「オーナーを変更」を選び、新しいオーナーを指定すればOK。

担当者が変わったときや、退職する人の予定を引き継ぐときに便利な機能です。

無料版と有料版で使える機能が違うので注意

Google Meetのホスト権限については、無料の個人アカウント(@gmail.com)を使っているか、有料のビジネス向けアカウント(Google Workspace)を使っているかで、できることが結構違います。

有料のGoogle Workspaceなら、さっき紹介したGoogleカレンダーからの「事前の共同主催者追加」が問題なく使えます。

同じ会社の人を複数人まとめて共同主催者に指定することもできるので、社内会議の引き継ぎはとてもスムーズです。

一方、無料の個人アカウントだと、事前に共同主催者を設定する機能がかなり制限されています。

基本的には「会議URLを作った本人が最初に入室する」という前提になっているんですね。

無料版でどうしても自分が参加しない会議を開きたい場合は、Googleカレンダーで参加者を「ゲスト」として正式に招待しておくなどの工夫が必要です。

カレンダーから招待されたアカウントでログインしていれば、ホストがいなくても入室できることがあります。

ただ、無料版でホスト不在の会議を開くと、知らない人の入室制限がゆるくなりがちです。

会議のURLが外部に漏れたら誰でも入れてしまう可能性があるので、セキュリティ面では少し不安が残ります。

仕事で定期的にホスト不在の会議を開いたり、社外の人を交えた会議を他のメンバーに任せたりすることが多いなら、安全管理機能がしっかりした有料版のGoogle Workspaceへの切り替えを検討した方がいいでしょう。

ホスト権限を持つとできること

Google Meetで主催者や共同主催者の権限をもらった人は、会議をスムーズに進めるためのいろいろな機能が使えるようになります。

普通の参加者ではできない重要な操作ができるようになるので、誰に権限を渡すかは慎重に選びましょう。

ホスト権限でできる主な操作はこんな感じです:

* 参加リクエストの承認・拒否(待機室からの入室許可)
* 会議の録画の開始・停止、録画データの管理
* 特定の参加者や全員のマイクのミュート
* 不適切な参加者を会議から退出させる
* チャットや画面共有の許可・制限の切り替え

このように、ホスト権限を持つ人は会議の環境を整えて、オンライン上の安全を守るための強い権限を持つことになります。

たとえば、大人数が参加するセミナー形式の会議や、お客様との大事な商談で、誰かのマイクから突然大きな雑音が入ってきたときに即座にミュートにしたり、予定外の人による変な画面共有を防いだりする重要な役割を担うわけです。

自分が参加しない会議を他のメンバーに任せるときは、システム上で権限を渡すだけで終わりにしないことが大切です。

「録画ボタンはいつ押すのか」「外部の参加者の入室承認はどう判断するのか」など、これらの機能の使い方や運用ルールについても、事前に共同主催者としっかり共有しておきましょう。

事前のコミュニケーションと適切な権限設定を組み合わせることで、自分が参加できない状況でも、安心してオンライン会議を進めることができますよ。

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