Google Meetで招待の仕方をお探しですね。
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Google Meetに他の人を招待する方法を完全ガイド|状況別に使い分けよう
Google Meetでオンライン会議をするとき、「あれ、どうやって他の人を呼べばいいんだっけ?」と迷ったことはありませんか?
来週の会議の案内を前もって送りたいとき、今すぐ始める打ち合わせのURLを共有したいとき、会議の途中で急に誰かを呼びたいとき――実は、それぞれの場面で一番使いやすい招待方法があるんです。
この記事では、Google Meetで他の人を招待する手順を、「メール招待」「リンク共有」「途中から追加」の3パターンに分けて、わかりやすく説明していきます。
使い分けができるようになれば、社内でも社外でも、スムーズに会議を進められるようになりますよ。
【事前に送る】Googleカレンダーからメールで招待する
会議の日時が決まっているなら、Googleカレンダーから招待メールを送るのが一番確実で丁寧な方法です。
カレンダーで予定を作るときに参加者を指定すれば、自動的にGoogle Meetのリンクが作られて、相手に招待メールが届きます。
しかも相手のGoogleカレンダーにも自動で予定が入るので、「会議があるの忘れてた!」なんてミスを防げるのが大きなメリットです。
招待された人は「参加します」「不参加」「未定」といった返事ができるので、主催者側も誰が来るのか事前に把握できて安心です。
具体的な手順(パソコンの場合)
やり方はとってもシンプルです。
パソコンから操作する場合を例に説明しますね。
1. Googleカレンダーを開いて、会議をしたい日時のところをクリック
2. 「ゲストを追加」の欄に、招待したい人のメールアドレスを入力
3. 「Google Meet のビデオ会議を追加」ボタンをクリック
4. 「保存」を押して、出てくる画面で「送信」を選ぶ
スマホのGoogleカレンダーアプリでも、基本的な流れは同じです。
右下の「+」ボタンから予定を作って、「ゲストを追加」で相手のメールアドレスを入れて保存すればOKです。
毎週の定例ミーティングや、取引先との大事な商談など、きちんとスケジュールを押さえておきたい場面では、このカレンダー連携を使った招待がおすすめです。
【今すぐ始める】会議リンク(URL)を共有して招待する
「今ちょっと話したいことがある」「SlackやLINE、Chatworkでサクッとリンクを送りたい」――そんなときは、会議リンクを直接作って共有する方法が便利です。
カレンダーに予定を入れる手間が省けるので、思い立ったらすぐにオンライン会議を始められます。
一度作ったリンクは何度でも使えるので、チーム専用の会議室としてURLを固定して、グループチャットに貼っておくなんて使い方もできますよ。
具体的な手順
リンクの作り方も、数回クリックするだけで完了します。
パソコンでもスマホでも、アプリのトップ画面から簡単に操作できます。
1. Google Meetのトップ画面(またはアプリ)を開く
2. 「新しい会議」をクリック
3. 「今すぐ会議を開始」または「後で行う会議を作成」を選ぶ
4. 表示された会議リンク(URL)をコピーする
5. メールやチャットに貼り付けて相手に送る
リンクを受け取った人は、そのURLをクリックするだけで、ブラウザやアプリが立ち上がって会議に参加できます。
ただし注意点が一つ。
社外の人(同じ組織に属していない人)を招待した場合、相手がリンクをクリックしてもすぐには入れません。
主催者の画面に「参加をリクエストしています」という通知が出るので、主催者が「承諾」を押して初めて入室できる仕組みになっています。
リンクを送ったら、相手からのリクエストを見逃さないように画面をチェックしておきましょう。
【会議中】進行中の会議に途中から招待する
会議がもう始まっているときに、「あ、この件は〇〇さんにも聞いてもらおう」「急だけど別のメンバーの意見も欲しいな」と思うこと、ありますよね。
Google Meetなら、会議を中断したり、一度退出して新しいリンクを作り直したりしなくても、会議画面から直接他の人を招待できるんです。
議論の流れを止めずに、必要な人をすぐに呼べるのでとても便利です。
具体的な手順
進行中の会議から新しいメンバーを追加するには、こんな感じで操作します。
1. 会議画面の右下(スマホなら画面下部)にある「参加者」アイコンをクリック
2. 参加者リストの上の方にある「ユーザーを追加」を選ぶ
3. 「招待」タブの入力欄に、追加したい人の名前かメールアドレスを入力
4. 該当する人を選んで「メールを送信」をクリック
これで、指定した相手に「〇〇さんがビデオ通話にあなたを招待しています」というメールがすぐに届きます。
相手はメール内の「ミーティングに参加」ボタンを押すだけで、今まさに進行中の会議に合流できます。
もし相手がメールに気づいていなさそうなら、同じ参加者リストの画面から「ミーティングのリンクをコピー」を選んで、そのURLを直接チャットで送るという方法も効果的です。
招待するときに知っておきたい注意点
Google Meetの招待方法がわかっても、相手の環境によってはスムーズに入室できないことがあります。
特に気をつけたいのが、「相手がGoogleアカウントを持っているかどうか」という点です。
Google Meetは基本的にGoogleアカウントでログインして使うサービスですが、実はアカウントを持っていない人でも、パソコンのブラウザからなら参加できます。
ただし、その場合はいくつか知っておくべきことがあります。
Googleアカウントがない人を招待する場合
Googleアカウントを持っていない外部の人を招待すると、参加者は名前を入力して「参加をリクエスト」する形になります。
このとき、主催者の画面には「〇〇さんが参加をリクエストしています」という通知が表示されます。
主催者がこの通知に対して「承諾」を押さないと、相手はずっと待機画面のまま進めません。
初めて会議をする取引先など、相手がGoogleアカウントにログインしているかわからない場合は、「リンクをクリックした後に承認があるので、少しお待ちください」と事前に伝えておくと親切です。
スマホから参加する場合の注意点
スマホやタブレットから参加する場合は、ブラウザではなく専用のGoogle Meetアプリのインストールが必要です。
さらに、スマホアプリを使う場合は、必ず何らかのGoogleアカウントでログインしなければなりません。
もし「パソコンがなくてスマホから参加したいけど、Googleアカウントを持っていない」という相手を招待する場合は、事前にアカウントを作ってもらうか、別のWeb会議ツールを検討する必要があります。
こうした端末やアカウントによる違いを知っておけば、会議直前の予期せぬトラブルを避けられて、参加者全員をスムーズに案内できますよ。
まとめ
Google Meetの招待方法は、状況に応じて使い分けるのがポイントです。
事前に予定が決まっているならカレンダー招待、今すぐ始めるならリンク共有、会議中に追加するなら画面から直接招待――この3パターンを覚えておけば、どんな場面でも困りません。
ぜひ実際に試してみてくださいね!
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