Google Meetのチャットの使い方をお探しですね。
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Google Meetのチャット機能、使いこなせてる?便利な使い方を全部教えます!
Google Meetでオンライン会議や授業をするとき、音声だけじゃなくて文字でもやり取りできる「チャット機能」って、すごく便利ですよね。
マイクをオフにしている人が意見を言いたいときや、参考になるURLをみんなに共有したいときなど、スムーズに会議を進めるには欠かせない機能です。
この記事では、Google Meetのチャット機能の基本的な使い方から、ファイルの共有方法、場を盛り上げるリアクション機能、そして多くの人が困っている「チャット履歴の保存方法」まで、わかりやすく解説していきます!
Google Meetのチャット機能、基本の使い方
Google Meetのチャット機能は、パソコンでもスマホでも簡単に使えるようになっています。
パソコンから参加しているときは、画面の右下にある「吹き出しマーク」をクリックすると、右側にチャットの画面がパッと開きます。
下の方にある入力欄にメッセージを入力して、送信ボタンを押すか、Enterキーを押せば、参加している全員にメッセージが届きます。
スマホから参加している場合は、画面右下の「その他のオプション(縦に3つ並んだ点)」をタップして、メニューから「通話中のメッセージ」を選べばOKです。
ここで気をつけたいのが、Google Meetのチャットは基本的に「参加者全員」に送られるということ。
特定の人だけにこっそりメッセージを送る機能はないので、個人的な内容や大事な情報を書き込むときは注意が必要です。
また、会議の主催者(ホスト)は、参加者がチャットを使えるかどうかを設定で変えることができます。
もし入力欄がグレーになって使えないときは、主催者がチャット機能をオフにしている可能性があるので、必要なら音声で「チャット使えるようにしてもらえますか?」とお願いしてみましょう。
もう一つ知っておきたいのが、途中から会議に入った人には、自分が参加する前のチャットが見えないということ。
つまり、自分が入る前に送られたメッセージやリンクは、後からさかのぼって確認できないんです。
なので、大事なURLやメモは、全員が揃ってから改めてチャットに送るか、画面共有で見せるようにすると親切ですね。
こういった基本的なルールを知っておくと、オンライン会議でのトラブルを防げますよ。
チャットでファイルを共有する方法
会議中に資料や画像を共有したいことって、よくありますよね。
でも実は、Google Meetのチャット欄には、直接ファイルをアップロードするボタンがないんです。
他のチャットツールに慣れていると「えっ?」って思うかもしれませんが、Googleのサービスを組み合わせることで、簡単にファイル共有ができます。
一番確実な方法は、共有したいファイルを先にGoogleドライブにアップロードしておいて、そのファイルの「共有リンク」をコピーしてチャット欄に貼り付けることです。
この方法を使うときに気をつけたいのが、ファイルの共有設定です。
リンクを知っている人なら誰でも見られるように権限を変えておかないと、他の人がリンクを開いても「アクセス権が必要です」というエラーが出てしまって、会議の進行が止まってしまいます。
会議が始まる前に、共有したい資料をGoogleドライブに準備して、閲覧権限を「リンクを知っている全員」に設定しておくのがコツです。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなら、みんなで同時に編集しながらチャットで意見を出し合う、なんて使い方もできちゃいます。
Googleカレンダーで会議の予定を作っているなら、もっとスマートな方法もあります。
カレンダーの予定に「添付ファイル」として資料を追加しておくと、Google Meetの画面右下にある「ミーティングの詳細(「i」マーク)」の中に、そのファイルが自動的に表示されるんです。
参加者はいつでもそこから資料を開けるので、チャットでリンクが流れて見失う心配もありません。
直接ファイルを添付する機能はなくても、Googleの他のサービスと連携させることで、安全で効率的に情報共有ができるのがGoogle Meetのいいところです。
会議を盛り上げる!リアクション機能を使ってみよう
オンライン会議って、対面での会話に比べて相手の反応がわかりにくいですよね。
特に大人数のセミナーや授業では、ほとんどの人がマイクをミュートにしているので、話している人は「ちゃんと伝わってるかな…」と不安になりがちです。
そんなときに活躍するのが、Google Meetの「リアクション機能」です。
この機能を使えば、マイクをオンにしなくても、ワンクリックで自分の気持ちを視覚的に表現できて、会議の雰囲気を明るくしたり、発表者を応援したりできます。
パソコン版では、画面下のバーにある「笑顔マーク」をクリックすると、ハートや拍手、いいねの親指マーク、笑顔、クラッカーなど、いろんな絵文字が出てきます。
その中から今の気持ちに合ったものを選ぶと、自分の画面の左下あたりから絵文字がふわっと浮かび上がって、他の参加者の画面にも表示されます。
スマホでも同じように、画面下のメニューから「その他のオプション」を選んでリアクションが使えます。
みんなが一斉にリアクションを送ると、画面中に絵文字があふれて、まるで本物の会場で拍手をもらっているような一体感が生まれるんです。
リアクションの絵文字は、肌の色を自分の好みに合わせて変えることもできます。
リアクション画面にある肌の色の選択ボタンから、自分に近い色を選んでおくと、より自分らしいコミュニケーションができますね。
会議の主催者や進行役の人は、「質問がある人は挙手ボタンを、賛成の人は『いいね』のリアクションをお願いします」みたいに、リアクション機能を積極的に使うように促すと、参加者の反応が見えやすくなります。
静かになりがちなオンライン会議だからこそ、こういうちょっとした機能を活用して、活気のある場を作ることが大切です。
チャット履歴を保存・確認する方法
Google Meetのチャット機能を使うときに、多くの人が困るのが「会議が終わったらチャットの履歴が全部消えちゃう」ということです。
大事な決定事項や後で見たい参考URLがチャットに書かれていても、退出してしまったら二度と見られません。
なので、会議中にチャットで役立つ情報が共有されたら、必ず手元に残す対策をとる必要があります。
一番簡単で誰でもできる方法は、会議が終わる前にチャット画面を開いて、必要なメッセージをマウスでドラッグしてコピーして、メモ帳やWordに貼り付けて手動で保存することです。
手動でコピペするのは確実ですが、会議に集中していると保存を忘れちゃうこともありますよね。
そこで、主催者におすすめなのが、Google Meetの「録画機能」を使った自動保存です。
Google Workspaceの特定のプランを契約している人なら、会議を録画する機能が使えます。
会議の録画を開始すると、録画中に送られたチャットの履歴が、録画データと一緒に主催者のGoogleドライブの「Meet Recordings」という専用フォルダに自動的に保存されます。
チャット履歴はGoogleドキュメント形式で保存されるので、後で議事録を作るときにもとても便利です。
ただし、この自動保存機能を使うときに知っておきたいポイントがいくつかあります。
* 録画機能が使えるのは、対応しているGoogle Workspaceプランのユーザーだけ
* 録画を開始する前に送られたチャットは保存されない
* 自動保存されたチャット履歴(ドキュメント)を見られるのは、最初は主催者だけ
参加者としてチャット履歴が欲しい場合は、会議が終わった後に主催者に連絡して、チャット履歴が記録されたGoogleドキュメントを共有してもらう必要があります。
また、会社や学校でGoogle Workspaceを使っている場合は、管理者の設定で「チャット履歴を常に保存する」ようになっているケースもありますが、普通のユーザー同士の会議では基本的に消えると思っておいた方がいいでしょう。
大事な情報はこまめにメモを取るか、会議専用の共有ドキュメントを別に用意して、そこに議事録として書き込んでいくルールを作っておくと、情報が消えてしまう心配がなくて安心です。
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